中性紙封筒に資料を収納して保管する際、資料に合わせて封筒に少し手を加えることで、一層扱いやすくなります。

例えば、破れなどの損傷のある資料を収納する場合、封筒を2辺開口にすると資料の出し入れがしやすくなり、損傷を拡大させることもありません。（画像3）

また、少し厚みのある資料を収納する場合、端を折り曲げて被せる形のフラップ状のマチを設けると収まりが良くなります。資料サイズに封筒を加工することで、書棚内の高さや奥行きの節約にもなります。 既成の封筒を、カッターと定規を用いて、画像のようにカットしたり、スジを入れて、簡単に加工できます。（画像4〜12）